Pandemia COVID-19 a accelerat digitalizarea companiilor

Situațiile limită întotdeauna aduc și beneficii. Pandemia provocată de COVID-19 a accelerat digitalizarea companiilor din România. Asta în condițiile în care, până la declanșarea acestei crize, nu foarte multă lume era familiarizată cu conceptul de muncă de acasă, doar poate multinaționalele sau companiile IT aveau implementat conceptul de remotely working. Odată cu pandemia, atât sectorul privat, cât și cel public a fost împins să se adapteze noilor schimbări și să pună la punct tot necesarul pentru o desfășurare eficientă a procesului de muncă și din sufragerie. Companiile au fost forțate aproape peste noapte să-și regândească fluxul de lucru și chiar să implementeze noi politici și proceduri.

Ca urmare a contextului actual, s-a observat o mobilizare a mediului de business însoțită și de o schimbare a mentalității relativ rigide către o abordare mai pragmatică și flexibilă. Un avantaj au avut companiile care aveau deja implementate tehnologiile și procesele necesare care să permită conectarea de la distanță la infrastructura IT a organizației, oferindu-le astfel premisele pentru o tranziție de succes.

Există companii din domenii precum retailul online, IT&C, telecom și sectorul bancar, care nu numai că au reușit cu succes mutarea activității în mediul virtual, dar au observat și o creștere a productivității angajaților. Mai mult decât atât, au fost adaptate chiar și anumite activități care până de curând se desfășurau preponderent față în față, precum cele din domeniul asigurărilor auto privind inspecțiile de daună sau consultațiile medicale ușoare.

Astfel, putem spune că ultimele două luni au semănat mai degrabă cu un experiment sau un test de rezistență atât pentru companii, care au fost nevoite să accelereze transformarea digitală, cât și pentru angajați, care au trebuit să se adapteze la noi tehnologii. Iar asta a fost destul de provocator tinand cont de faptul ca România a înregistrat anul trecut un procent de doar 0.6% al angajaților care lucrează uneori de acasă, cu mult mai mic ca media UE, de 10.8%. Pe de altă parte, în momentul în care vorbim despre munca de acasă, trebuie să nu omitem factorul decisiv și limitativ, și anume natura activităților desfășurate.

La o analiză succintă a distribuției forței de muncă din România, observăm că doar 15%-20% din totalul forței de muncă ocupate este implicată în activități care pot fi desfășurate de acasă, precum activități profesionale, informații și comunicații etc. Pe de altă parte, acest lucru nu înseamnă că în cadrul companiilor care prin natura activităților desfășurate nu sunt potrivite pentru munca de la distanță/ acasă, nu se pot optimiza și implicit digitaliza anumite procese, care să ducă la o productivitate crescută.

Și sectorul public a fost împins să se adapteze noilor trenduri. Criza i-a forţat pe mulţi primari să digitalizeze, în sfârşit, serviciile din administraţie. Acum, oamenii pot plăti on line taxe şi impozite sau pot obține vize de mediu, certificate de urbanism sau indemnizaţii. În unele locuri, şi răspunsurile autorităţilor pentru cetăţeni vin tot prin intermediul internetului.

Astfel, dacă ar fi să ne referim la cele mai bune practici privind mutarea desfășurării activității la scară largă în mediul online, printre factorii cu o contribuție semnificativă la o transformare lină și implicit cât mai lipsită de probleme putem enumera implementarea tehnologiilor digitale, optimizarea și digitalizarea proceselor operaționale susținute de un management al schimbării adecvat.

Desigur, nu se poate vorbi despre digitalizare în absența tehnologiei, dar deseori obstacolele și provocările companiilor în adoptarea unui nou mod de lucru apăreau din cauza birocrației și a reticenței de a schimba practicile și rareori era de vină lipsa tehnologiei în sine.

Pentru o implementare cu succes a unei transformări digitale care să faciliteze lucrul de acasă într-o manieră eficientă și productivă, trebuie aliniate toate componentele unei organizații cum ar fi - servicii și produse cu valoare adăugată pentru clienți, furnizori și comunitate; identidicarea ineficiențelor în proceselor operaționale; potentialul IT și gradul de tehnologizare ale companiei; cultura organizațională și abilitățile personalului.

Transformarea digitală a proceselor operaționale este un proces integrat, iar lipsa interoperabilității subminează deseori punerea în aplicare a tehnologiilor digitale.